Penetapan Target Berdasarkan Masalah

Kasus Lambatnya Tagihan Masuk”

Salah satu pemilik perusahaan perdagangan (trading) mesin dan suku cadang yang kami tangani mengeluhkan permasalahan lambatnya proses penagihan, akibatnya cash flow perusahaan terganggu. Berdasarkan hasil audit, permasalahan lambatnya proses penagihan disebabkan oleh beberapa alasan sebagai berikut;

---

-  Tagihan lambat dengan alasan pemasok (supplier) terlambat mengirim barang. Namun setelah dilakukan investigasi, sering terjadi barang sudah datang, namun tidak ada informasi kedatangan, di sisi lain, tidak ada yang proaktif menanyakan kedatangan barang.

-  Tagihan lambat karena proses uji coba (commisioning) yang lambat dengan alasan teknisinya sedang sibuk.

-  Bagian keuangan tidak bisa melakukan penagihan dengan alasan surat jalan atau berita acara belum diterima

-  Bagian teknisi terkadang lupa menyerahkan berita acara, karena kesibukan harus mengerjakan proses instalasi kebeberapa tempat.

-  Sering pula bagian teknisi menyatakan sudah menyerahkan surat jalan namun bagian keuangan  tidak mengakui telah menerima surat jalan. Terkadang berita acara hilang, akibatnya harus membuat berita acara ulang ke Pelanggan.

Berdasarkan permasalahan tersebut, kami kemudian menyusun target perusahaan sebagai berikut.

1.      Bagian pembelian diberikan target ketepatan waktu kedatangan barang. Bagian pembelian harus  memonitor kedatangan barang setiap hari. Data rencana datang dan tanggal kedatangan diinput kedalam server sehingga bisa dibuka oleh departemen yang lain2.

2.      Bagian pengiriman diberikan target ketepatan waktu pengiriman, sehingga bagian pengiriman  akan melakukan kontrol terhadap barang yang harus dikrim.

3.      Bagian keuangan diberikan target umur piutang, dihitung dari sejak barang dikirim hingga uang diterima oleh perusahaan. Dengan adanya target umur piutang, bagian keuangan menjadi lebih proaktif mengontrol tagihan

4.      Bagian teknik diberikan target ketepatan waktu pelaksanaan commisioning dan target waktu penyerahan berita acara (dihitung dari sejak proses commisioning selesai hingga penyerahan berita acara ke bagian keuangan). Untuk mengontrol pelaksanaan, dibuat tabel rencana commisioning, aktual pelaksanaan commisioning dan tanggal penyerahan berita acara. 

Dengan menetapkan target pada beberapa fungsi terkait, dimana setiap fungsi  bertanggung jawab untuk mencapai target yang telah ditentukan, maka secara perlahan, permasalahan lambatnya penagihan bisa diatasi.

[Sentral sistem]